Fin | Eng | Swe

Yhteystieto- ja CV-rekisteri – Tietosuojaseloste


1 Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän sidosryhmille tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2 Rekisterinpitäjät ja rekisterinpitäjien yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Solidium Oy (”Solidium”),
Fabianinkatu 29 B,
00100 Helsinki, puh. +358 10 830 8900

Sähköposti: tietosuoja@solidium.fi

Yhteyshenkilö: Tiitta Helstelä, Talousassistentti

3 Rekisterin nimi

Solidiumin yhteystieto- ja CV-rekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterissä käsitellään Solidiumin sidosryhmähenkilöiden henkilötietoja ja CV-tietoja.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

  • Solidiumin ja sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden välinen viestintä ja tiedonvaihto.
  • Viestintä sidoshenkilöille esimerkiksi vuosikertomusten ja tiedotteiden jakelulla.
  • Järjestämme tapahtumia, joihin laitamme kohdistettuja kutsuja rekisteriin kuuluville henkilöille.
  • Sopivien henkilöiden hakeminen avoimiin positioihin.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään asiallisen yhteyden perusteella (esimerkiksi henkilön asema), jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjä myös huolehtii siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

5 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä:

  • Henkilöstö
  • Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaatio
  • Titteli
  • Sähköpostiosoite
  • Työpuhelin
  • Kieli
  • CV-tiedot

6 Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voi myös kertyä julkista lähteistä tai Rekisterinpitäjän omassa toiminnassa.

7 Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

Solidium luovuttaa yhteystietorekisteristään yhteystietoja palveluntarjoajille, joiden palvelujen avulla se tiedottaa Solidiumiin liittyvistä tapahtumista.

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa Solidium sidosryhmäverkoston sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

8 Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä käsittelee vain kyseessä olevan käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Sidosryhmistä poistuneiden henkilöiden tiedot poistetaan Rekisteristä sopivan ajan kuluttua.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Pyynnön voi lähettää sähköisesti osoitteeseen tietosuoja@solidium.fi ja materiaalit voi noutaa henkilöllisyystodistusta vastaan Solidiumin toimistolta.

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietonsa. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, http://www.tietosuoja.fi).

11 Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.